Politica de confidențialitate (v2)
Versiunea 2, proiect, neverificat de un avocat, pe baza legal-tpl-privacy-policy v1
Ultima actualizare: 29 octombrie 2026 · Versiunea: 2
1. Cine suntem
aiactaudit.ai (aiactaudit.ai) este operat de Human Synthesis SRL, Sat Buciumeni, Comuna Buciumeni, nr. 279, județul Dâmbovița, 137065, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J15/860/12.06.2024, cod TVA RO50224420 („noi”). Pentru datele din această politică decidem de ce și cum sunt folosite datele dumneavoastră cu caracter personal: suntem operator.
Date pe care clienții noștri le introduc despre clienții lor. Experții folosesc aiactaudit.ai pentru a ține un registru pentru propriii clienți. Pentru datele pe care le introduc despre acești clienți și despre angajații acestora (spații de lucru ale clienților, persoane de contact, rânduri din inventarul de IA, note de dovadă, răspunsuri la clasificare), acționăm ca persoană împuternicită a clientului, conform acordului nostru de prelucrare a datelor: https://aiactaudit.ai/ro/acord-prelucrare-date. Despre aceste date decide clientul; dacă sunteți client sau angajat al unui client, vă rugăm să vă adresați mai întâi expertului care v-a invitat. Îl ajutăm să vă răspundă.
Contact pentru orice întrebare despre datele dumneavoastră: privacy@aiactaudit.ai.
2. Ce date folosim, de ce și în ce temei juridic
| Pentru ce le folosim | Date | Temei juridic | Destinatari | Cât timp le păstrăm |
|---|---|---|---|---|
| A1. Crearea și administrarea contului: înregistrare, autentificare, al doilea factor opțional, echipă, limbă, cum ne-ați găsit | nume, e-mail, firmă, piață, limbă, parolă (stocată sub formă de hash), secretul opțional pentru al doilea factor și codurile de recuperare, lista dispozitivelor autentificate, sursa linkului prin care ați venit | executarea contractului nostru cu dumneavoastră | Cloudflare (găzduire, bază de date, stocare și trimiterea e-mailurilor de confirmare, resetare a parolei și invitație prin propriul nostru serviciu de e-mail) | cât timp există contul; vezi secțiunea 7 |
| A2. Furnizarea serviciului: spații de lucru ale clienților, linkuri de colectare, inventarul de IA, clasificare, registrul obligațiilor, cronologie, mementouri, jurnalul modificărilor, export, alerte din monitorizarea legislativă | numele, limba și piața clientului; numele și e-mailurile persoanelor de contact; rândurile din inventarul de IA și notele de dovadă (pot conține date cu caracter personal ale angajaților clientului); răspunsurile și rezultatele clasificării cu versiunile lor; rândurile registrului, datele și setările mementourilor; jurnalul modificărilor; alerte | executarea contractului nostru cu titularul contului; pentru datele pe care clientul le introduce despre clienții săi și angajații acestora suntem persoană împuternicită conform acordului de prelucrare a datelor | Cloudflare (găzduire și trimiterea mementourilor și alertelor); niciodată vreun furnizor de IA | ca la A1; după încetarea contractului, export timp de 30 de zile, apoi ștergere în 90 de zile |
| A3. Plăți, facturi și evidențe fiscale | numele și adresa de facturare, codul TVA, planul și cantitățile, starea plății, copii ale facturilor (datele cardului rămân la procesatorul nostru de plăți) | contract și obligație legală pentru facturi și evidențe fiscale | Stripe Payments Europe, Ltd. (plăți, facturi, calculul taxelor); contabilitatea noastră pentru facturarea electronică română (e-Factura) | facturi și documente contabile 10 ani (legea română) |
| A4. Asistență pentru clienți și formularul de contact | nume, e-mail, firmă, piață, numărul de clienți (interval), subiect, mesaj | contract pentru clienți; interesul nostru legitim de a răspunde persoanelor care ne scriu | Cloudflare (mesajele din formulare și e-mailul de notificare) | 2 ani după ultimul mesaj |
| A5. Securitate, prevenirea fraudei și a abuzului: protecție anti-bot pe fiecare formular public (Cloudflare Turnstile), jurnale de autentificare, jurnale ale accesului refuzat, limitarea numărului de cereri | adresă IP, semnale ale dispozitivului și browserului, jurnale de autentificare și activitate | interesul nostru legitim de a păstra în siguranță serviciul și datele clienților noștri | Cloudflare (găzduire, Turnstile) | 90 de zile, mai mult dacă este necesar pentru un incident |
| A6. Îmbunătățirea serviciului: statistici pe piață din propriile noastre evidențe | plan, piață, numărul de clienți, de perioade de probă și de conversii; statisticile nu conțin identificatori | interesul nostru legitim de a ne îmbunătăți produsele | Cloudflare | statisticile se păstrează; datele sursă ca la A1–A3 |
| A7. Mesaje de serviciu: notificări privind perioada de probă, mementouri, mementouri de reînnoire, notificări privind modul doar-citire, e-mailuri de securitate | e-mail, starea contului | executarea contractului nostru cu dumneavoastră | Cloudflare (trimiterea e-mailurilor) | jurnalul e-mailurilor 90 de zile |
| A8. Noutăți despre produsele noastre similare, dacă sunteți client (în prezent nu trimitem) | adresa de e-mail | interesul nostru legitim (marketing direct către clienți); vă puteți dezabona din fiecare mesaj și din cont | Cloudflare (trimiterea e-mailurilor) | până la dezabonare; apoi păstrăm doar adresa pe o listă de excludere |
| A10. Evidența acceptării și a consimțământului: termeni, acordul de prelucrare a datelor, alegerile privind cookie-urile | utilizator, document, versiune, data și ora, modul în care a fost dat; alegerile privind cookie-urile se stochează fără adresa IP | obligația legală de a dovedi acceptarea și consimțământul | Cloudflare | 5 ani după încetarea contului |
| A11. Monitorizarea legislativă | doar texte legislative oficiale publice; nicio dată cu caracter personal | nu sunt date cu caracter personal | Anthropic (Claude) primește doar texte legislative publice, niciodată date cu caracter personal | cât timp păstrăm evidențele legislative |
| A12. Panoul nostru de operator și conturile personalului | e-mailul personalului, parolă (stocată sub formă de hash), al doilea factor, jurnalul operatorului | contract și interesul nostru legitim de a opera serviciul | Cloudflare | cât timp există contul personalului; jurnalul operatorului 1 an |
| A13. Date publice despre legislație și calendar pentru site-ul nostru înrudit euaiactaudit.com | nicio dată cu caracter personal | nu sunt date cu caracter personal | niciunul | nu se aplică |
| Buletine informative și oferte dacă nu sunteți client, precum și oferte ale partenerilor (în prezent nu oferim) | adresa de e-mail, preferințele dumneavoastră | consimțământul dumneavoastră | Cloudflare (trimiterea e-mailurilor) | până la retragerea consimțământului |
| Respectarea legii și apărarea în cazul unor pretenții juridice | datele necesare scopului | obligație legală; interesul nostru legitim de a ne apăra drepturile | autorități, instanțe și consultanți, când este necesar | cât timp o cere scopul |
Acolo unde ne bazăm pe interesul legitim, l-am pus în balanță cu drepturile și libertățile dumneavoastră; ne puteți cere această evaluare și vă puteți opune oricând (secțiunea 6).
Datele marcate ca obligatorii în formularele noastre sunt necesare pentru furnizarea serviciului; fără ele nu putem crea contul sau onora comanda. Datele opționale sunt marcate ca opționale.
Nu luăm decizii despre dumneavoastră bazate exclusiv pe prelucrare automată care produc efecte juridice sau efecte similare semnificative. Rezultatele clasificării din serviciu se bazează pe reguli, sunt rulate de utilizator și au doar caracter informativ.
3. De unde provin datele dumneavoastră
De la dumneavoastră (formulare, cont, utilizarea serviciului), de la expertul care vă invită ca persoană de contact a unui client, de pe dispozitivul dumneavoastră (jurnale, cookie-uri cu consimțământul dumneavoastră) și de la procesatorul nostru de plăți (starea plății).
4. Cine primește datele dumneavoastră
Nu vindem datele dumneavoastră cu caracter personal. Le transmitem doar:
- Furnizorilor de servicii care le prelucrează pentru noi, pe bază de contract și conform instrucțiunilor noastre: găzduire și infrastructură (Cloudflare, Inc.), trimiterea e-mailurilor (Cloudflare Email Sending și Email Routing, prin propriul nostru serviciu Aiosis Emails), plăți (Stripe Payments Europe, Ltd.). Lista actuală: https://aiactaudit.ai/ro/subprocesatori.
- Prelucrare prin IA: monitorizarea noastră legislativă trimite texte legislative oficiale publice către Anthropic (Claude) pentru a le evalua relevanța și a stabili etichete. Nicio dată cu caracter personal și nicio dată introdusă de dumneavoastră sau de clienții dumneavoastră nu este trimisă vreodată unui furnizor de IA. Anthropic apare pe pagina subprocesatorilor pentru transparență.
- Autorităților, instanțelor și consultanților când legea o cere sau pentru a ne apăra drepturile.
- Unui cumpărător sau succesor al întregii afaceri sau al unei părți a acesteia, care trebuie să păstreze protecțiile acestei politici.
- Partenerilor, pentru propriul lor marketing, doar cu consimțământul dumneavoastră.
5. Unde sunt stocate datele și transferuri în afara Spațiului Economic European
Cloudflare stochează baza noastră de date și fișierele (Cloudflare D1 și R2) și livrează site-ul prin rețeaua sa globală. Configurația noastră nu fixează o regiune de stocare, astfel că locația este aleasă de Cloudflare și se poate afla în afara Spațiului Economic European.
Unii furnizori se află în alte țări. Transferăm date doar către țări recunoscute de Comisia Europeană ca având un nivel adecvat de protecție, inclusiv companii din SUA certificate în cadrul EU-US Data Privacy Framework, sau în baza clauzelor contractuale standard aprobate de Comisie. Furnizorii noștri folosesc Data Privacy Framework sau clauzele contractuale standard. Ne puteți cere o copie a garanțiilor.
6. Drepturile dumneavoastră
Ne puteți cere: accesul la date și o copie a lor; rectificarea; ștergerea; restricționarea prelucrării; primirea lor într-un format portabil; și vă puteți opune prelucrărilor bazate pe interesul legitim. Vă puteți opune oricând marketingului direct, fără a fi nevoie de un motiv. Acolo unde ne bazăm pe consimțământ, îl puteți retrage oricând, fără a afecta prelucrarea anterioară.
Cum: din setările contului (exportul datelor la /app/privacy, ștergerea contului la /app/account/delete) sau prin e-mail la privacy@aiactaudit.ai. Răspundem în termen de o lună (cel mult trei luni pentru cereri complexe, caz în care vă spunem de ce). Vă putem cere să vă confirmați identitatea. Pentru datele introduse despre dumneavoastră de un expert, ca persoană de contact sau angajat al unui client, transmitem cererea acelui expert și îl ajutăm să răspundă.
Ne puteți adresa mai întâi nouă o plângere; aveți și dreptul de a depune o plângere la o autoritate de protecție a datelor, în special în țara în care locuiți sau lucrați: România ANSPDCP (dataprotection.ro), Franța CNIL (cnil.fr), Italia Garante (garanteprivacy.it), Spania AEPD (aepd.es), Grecia HDPA (dpa.gr), Irlanda DPC (dataprotection.ie), Regatul Unit ICO (ico.org.uk). Autoritatea noastră principală este ANSPDCP din România.
7. Cât timp păstrăm datele
- Datele contului: cât timp contul este activ. Dacă un abonament expiră neplătit, contul rămâne în modul doar-citire timp de 90 de zile, apoi îl ștergem după o notificare prealabilă de 30 de zile. Când vă ștergeți contul, îl eliminăm în 30 de zile; copiile de siguranță sunt suprascrise în 90 de zile.
- Datele clienților introduse de dumneavoastră: le puteți exporta timp de 30 de zile după încetarea contractului; apoi le ștergem în 90 de zile, inclusiv copiile de siguranță.
- Facturi și documente contabile: atât cât cere legislația fiscală (România 10 ani; alte țări între 5 și 10 ani).
- Mesaje de asistență: 2 ani după ultimul mesaj.
- Jurnale de securitate și de e-mail: 90 de zile, mai mult dacă este necesar pentru un incident.
- Jurnalul operatorului: 1 an.
- Marketing: până vă dezabonați sau vă retrageți consimțământul; apoi păstrăm doar adresa pe o listă de excludere.
- Evidența consimțămintelor și a acceptării termenilor noștri: 5 ani după încetarea contului.
- Cookie-uri: cel mult 13 luni.
8. Securitate
Vă protejăm datele prin criptare în tranzit, acces limitat la persoanele care au nevoie de el, autentificare în doi pași pentru personal și autentificare opțională în doi pași pentru utilizatori, o cheie separată pentru fiecare client pe fiecare înregistrare, astfel încât niciun client să nu vadă datele altuia, protecție anti-bot pe fiecare formular public, copii de siguranță și verificări periodice de securitate. Niciun sistem nu este perfect; dacă o încălcare a securității vă pune drepturile în pericol, vom informa autoritatea și, când riscul este ridicat, pe dumneavoastră. Dacă privește date pe care le prelucrăm pentru un client, informăm acel client în 48 de ore.
9. Copii
aiactaudit.ai nu este destinat copiilor sub 16 ani. Serviciul se adresează firmelor și profesioniștilor cu vârsta de cel puțin 18 ani. Nu colectăm cu bună știință date ale copiilor; dacă aflăm că am făcut-o, le ștergem. Părinții ne pot contacta la privacy@aiactaudit.ai.
10. Cookie-uri
Folosim cookie-uri și tehnologii similare. Cele care nu sunt esențiale sunt folosite doar cu consimțământul dumneavoastră. În aplicație (/app) folosim doar cookie-uri strict necesare. Detalii și opțiunile dumneavoastră: https://aiactaudit.ai/ro/cookies; vă puteți schimba oricând alegerea cu linkul „Setări cookie-uri” din partea de jos a fiecărei pagini.
11. Modificări ale acestei politici
Putem actualiza această politică. Data ultimei modificări apare în partea de sus. Modificările importante sunt anunțate prin e-mail sau în serviciu cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea lor în vigoare.